Oświadczenie o kompensacie faktury to dokument, który pozwala na wzajemne rozliczenie należności między stronami bez konieczności fizycznego przepływu pieniędzy. Jest to szczególnie przydatne, gdy dwie firmy są jednocześnie wobec siebie dłużnikami i wierzycielami. Prawidłowo sporządzone oświadczenie o kompensacie stanowi podstawę do księgowania i jest uznawane przez organy podatkowe.
Dokument powinien zawierać kilka kluczowych elementów: dane obu stron, dokładne informacje o kompensowanych należnościach (numery faktur, kwoty, terminy płatności), datę kompensaty oraz wyraźne oświadczenie woli o dokonaniu potrącenia. Warto pamiętać, że kompensata może być jednostronna lub dwustronna – w pierwszym przypadku tylko jedna strona składa oświadczenie, w drugim – obie strony wyrażają zgodę na potrącenie wzajemnych należności.
Szczególną uwagę należy zwrócić na zgodność kwot i terminów płatności kompensowanych faktur. Kompensata może być pełna lub częściowa – w przypadku tej drugiej, należy wyraźnie wskazać, która część należności zostaje rozliczona, a która pozostaje do zapłaty. Poniższy wzór dokumentu pomoże prawidłowo sformułować oświadczenie o kompensacie, które będzie podstawą do rozliczenia wzajemnych zobowiązań.
OŚWIADCZENIE O KOMPENSACIE
Nazwa firmy: [pełna nazwa firmy]
Adres: [pełny adres]
NIP: [numer NIP]
Reprezentowana przez: [imię i nazwisko, stanowisko]
Nazwa firmy: [pełna nazwa firmy]
Adres: [pełny adres]
NIP: [numer NIP]
Należności Strony 1 wobec Strony 2:
| Dokument | Data wystawienia | Termin płatności | Kwota brutto |
|---|---|---|---|
| Faktura nr [numer] | [data] | [data] | [kwota] zł |
| RAZEM: | [suma] zł | ||
Należności Strony 2 wobec Strony 1:
| Dokument | Data wystawienia | Termin płatności | Kwota brutto |
|---|---|---|---|
| Faktura nr [numer] | [data] | [data] | [kwota] zł |
| RAZEM: | [suma] zł | ||
Wynik kompensaty:
- Kwota kompensaty: [kwota] zł
- Pozostaje do zapłaty przez [nazwa strony]: [kwota] zł
Strona 1
Strona 2
Jak prawidłowo wypełnić oświadczenie o kompensacie faktury
Dokument kompensaty, choć z pozoru prosty, wymaga precyzji w wypełnianiu, aby był skuteczny prawnie i księgowo. Każdy element formularza ma znaczenie dla prawidłowego rozliczenia wzajemnych należności. Poniżej znajdziesz szczegółowe instrukcje dotyczące każdej sekcji dokumentu.
Dane stron kompensaty
W pierwszej części dokumentu należy dokładnie określić obie strony kompensaty. Ważne jest podanie pełnych i aktualnych danych, w tym:
- Pełnej nazwy firmy zgodnej z rejestrem (KRS lub CEIDG)
- Dokładnego adresu siedziby
- Numeru NIP
- Danych osoby reprezentującej (w przypadku Strony 1)
Osoba podpisująca dokument musi być upoważniona do reprezentowania firmy zgodnie z obowiązującymi zasadami reprezentacji. Nieprawidłowe dane mogą podważyć ważność całego dokumentu, dlatego warto je dokładnie zweryfikować przed wypełnieniem.
Zestawienie wzajemnych należności
W tabelach należy dokładnie wyspecyfikować wszystkie faktury podlegające kompensacie. Dla każdej faktury należy podać:
- Dokładny numer dokumentu
- Datę wystawienia
- Termin płatności
- Kwotę brutto
Jeśli kompensowanych jest więcej dokumentów, można dodać kolejne wiersze w tabeli. Istotne jest, aby suma należności była prawidłowo wyliczona i wpisana w podsumowaniu. Pamiętaj, że wszystkie kompensowane faktury muszą być wymagalne – ich termin płatności musi upłynąć przed datą kompensaty.
Szczególne przypadki kompensaty
Kompensata częściowa
W przypadku, gdy jedna ze stron ma wyższe należności, należy wyraźnie określić, która część faktury zostaje skompensowana, a która pozostaje do zapłaty. W sekcji „Wynik kompensaty” należy precyzyjnie wskazać kwotę pozostającą do uregulowania oraz stronę zobowiązaną do jej zapłaty. Jest to kluczowe dla prawidłowego rozliczenia księgowego po obu stronach.
Kompensata wielostronna
Wzór można dostosować do kompensaty trójstronnej lub wielostronnej, dodając odpowiednie sekcje dla każdej ze stron. W takim przypadku wszystkie strony muszą wyrazić zgodę na kompensatę, co powinno być potwierdzone podpisami upoważnionych przedstawicieli. Tego typu kompensaty są bardziej złożone, ale mogą znacząco uprościć rozliczenia w przypadku współpracy kilku podmiotów.
Aspekty prawne kompensaty
Kompensata (potrącenie) jest regulowana przez art. 498-505 Kodeksu cywilnego. Aby była skuteczna, muszą być spełnione następujące warunki:
- Wzajemność wierzytelności (obie strony są jednocześnie wobec siebie dłużnikami i wierzycielami)
- Wymagalność wierzytelności (upłynął termin płatności)
- Jednorodzajowość przedmiotu świadczeń (zwykle są to świadczenia pieniężne)
- Możliwość dochodzenia wierzytelności przed sądem
Pamiętaj, że kompensata może nastąpić przez jednostronne oświadczenie złożone drugiej stronie, jednak w praktyce biznesowej często stosuje się obustronne potwierdzenie dla uniknięcia ewentualnych sporów. Dwustronna kompensata daje większą pewność prawną i ułatwia ewentualne wyjaśnienia w przypadku kontroli skarbowej.
Aspekty podatkowe
Z punktu widzenia podatku VAT, kompensata nie wymaga wystawiania dodatkowych dokumentów korygujących. Faktury objęte kompensatą zachowują swoją ważność, a oświadczenie o kompensacie stanowi jedynie dokument potwierdzający sposób rozliczenia należności.
Kompensata jest neutralna podatkowo – nie generuje dodatkowych przychodów ani kosztów. Stanowi jedynie sposób rozliczenia istniejących zobowiązań. Warto jednak pamiętać, że data kompensaty ma znaczenie dla określenia momentu wygaśnięcia zobowiązania, co może mieć wpływ na rozliczenia podatkowe w danym okresie.
Prawidłowo sporządzone oświadczenie o kompensacie należy przechowywać wraz z dokumentacją księgową jako dowód rozliczenia wzajemnych należności. Dokument ten może być przedmiotem kontroli organów podatkowych, dlatego warto zadbać o jego poprawność formalną i merytoryczną.