Prowadzenie własnego biznesu to przede wszystkim realizacja pasji i zdobywanie rynku. Jednak co miesiąc nadchodzi moment, który wielu przedsiębiorcom spędza sen z powiek: „zbieranie faktur”. Chaos w dokumentacji to nie tylko stres, ale też ryzyko błędów i wyższe koszty obsługi.
Profesjonalne biuro rachunkowe, które prowadzi księgowość dla firmy potrafi zdziałać cuda, ale efektywna współpraca to gra do jednej bramki. Poznaj 5 prostych zasad, dzięki którym proces rozliczeń stanie się szybki, przejrzysty i bezstresowy.
1. Terminowość to podstawa
Czas to Twój najcenniejszy zasób. Przekazywanie dokumentów „na ostatnią chwilę” (np. 20. dnia miesiąca) zwiększa ryzyko błędów i uniemożliwia księgowemu wcześniejsze poinformowanie Cię o wysokości podatków.
-
Złota zasada: Staraj się dostarczać dokumenty partiami lub raz w miesiącu, ale nie później niż do 5. lub 10. dnia kolejnego miesiąca. Dzięki temu zyskasz czas na zaplanowanie przelewów do ZUS i US.
2. Kompletność i chronologia
Zanim wyślesz paczkę dokumentów, upewnij się, że jest ona kompletna. Brak jednej faktury kosztowej to wyższy podatek do zapłacenia.
-
Pamiętaj o wyciągach bankowych: Jeśli prowadzisz spółkę lub korzystasz z pełnej księgowości, wyciągi są niezbędne do rozliczenia płatności.
-
Ułóż dokumenty datami: Segregacja chronologiczna (od najstarszej do najnowszej faktury) to ogromne ułatwienie, które przyspiesza wprowadzanie danych do systemu.
3. Opisuj nieoczywiste wydatki
Księgowy nie zawsze wie, co dokładnie kryje się za fakturą o treści „usługa techniczna” lub „zakup towarów”.
-
Pisz na odwrocie: Jeśli wydatek jest nietypowy (np. kolacja z kontrahentem, prezent dla pracownika, zakup specjalistycznego oprogramowania), napisz krótko na odwrocie faktury (lub w opisie pliku cyfrowego), czego dotyczył zakup i jak wiąże się z przychodem firmy. Pozwoli to na bezpieczne zakwalifikowanie wydatku jako koszt uzyskania przychodu.
4. Wyraźne i czytelne kopie (jeśli działasz online)
Coraz więcej przedsiębiorców wybiera współpracę zdalną. Jeśli przesyłasz skany lub zdjęcia dokumentów:
-
Zadbaj o jakość: Zdjęcie zrobione „z ręki” w ciemnym pomieszczeniu może być nieczytelne. Wykorzystaj darmowe aplikacje do skanowania telefonem, które prostują obraz i poprawiają kontrast.
-
Jedna faktura = jeden plik: Unikaj zbiorczych plików PDF zawierających 20 różnych faktur. Pojedyncze pliki znacznie łatwiej katalogować i księgować.
5. Segregacja przychodów i kosztów
Choć wydaje się to banalne, oddzielenie faktur sprzedażowych od zakupowych to jedna z tych rzeczy, które realnie skracają czas pracy nad dokumentacją.
-
Jeśli dostarczasz dokumenty w formie papierowej, użyj osobnych koszulek lub teczek.
-
W przypadku wersji elektronicznej, stwórz dwa foldery: „SPRZEDAŻ” oraz „KOSZTY”.
Podsumowanie
Dobra organizacja dokumentów to nie tylko ułatwienie dla księgowości, to przede wszystkim bezpieczeństwo Twoich finansów. Porządek w papierach pozwala na bieżąco monitorować kondycję firmy i unikać niepotrzebnych nerwów podczas kontroli.
Pamiętaj, że biuro rachunkowe takie jak nasze – Advizor – jest Twoim partnerem w biznesie – im lepsza komunikacja i jakość dostarczanych danych, tym więcej czasu możesz poświęcić na to, co naprawdę kochasz: rozwijanie swojej firmy.