Rachunek do umowy zlecenia to dokument, który zleceniobiorca wystawia zleceniodawcy po wykonaniu określonego zadania lub usługi. Jest to podstawa do wypłaty wynagrodzenia oraz dokument księgowy potwierdzający wykonanie zlecenia. W przeciwieństwie do faktury, rachunek do umowy zlecenia jest prostszym dokumentem, ale musi zawierać określone elementy, by był ważny z punktu widzenia prawa podatkowego i księgowości.
Prawidłowo wystawiony rachunek do umowy zlecenia powinien zawierać: dane zleceniobiorcy i zleceniodawcy (imię, nazwisko, adres, NIP), numer i datę wystawienia rachunku, numer umowy zlecenia, której dotyczy, opis wykonanej usługi, kwotę wynagrodzenia brutto oraz informacje o składkach i podatkach.
Warto pamiętać, że rachunek podpisuje zleceniobiorca (osoba wykonująca zlecenie), a nie zleceniodawca. Jest to potwierdzenie wykonania usługi przez zleceniobiorcę i stanowi podstawę do wypłaty wynagrodzenia. Poniżej przedstawiamy wzór rachunku do umowy zlecenia, który możesz dostosować do swoich potrzeb.
Dane zleceniobiorcy
Dane zleceniodawcy
Informacje o zleceniu
| Wynagrodzenie brutto | Składki ZUS | Zaliczka na podatek | Do wypłaty |
|---|---|---|---|
| ………………. zł | ………………. zł | ………………. zł | ………………. zł |
- Jestem/nie jestem* zatrudniony na podstawie umowy o pracę
- Jestem/nie jestem* objęty obowiązkowym ubezpieczeniem społecznym z tytułu innej umowy
- Moje wynagrodzenie ze stosunku pracy wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie
Jak poprawnie wypełnić rachunek do umowy zlecenia?
Wypełniając rachunek do umowy zlecenia należy zwrócić szczególną uwagę na kompletność i poprawność danych. Brak któregokolwiek z wymaganych elementów może skutkować odrzuceniem rachunku przez dział księgowości zleceniodawcy i opóźnieniem wypłaty wynagrodzenia.
Dane osobowe i identyfikacyjne
W pierwszej części rachunku należy wpisać kompletne dane zleceniobiorcy, czyli osoby wykonującej zlecenie. Obejmują one imię i nazwisko, dokładny adres zamieszkania oraz numer PESEL. Dodatkowo należy podać numer rachunku bankowego, na który ma zostać przelane wynagrodzenie – upewnij się, że jest on poprawny, aby uniknąć problemów z przelewem.
W sekcji dotyczącej zleceniodawcy wpisujemy pełną nazwę firmy lub instytucji, jej dokładny adres siedziby oraz NIP, który jest niezbędny do prawidłowego rozliczenia podatkowego. Dane te powinny być zgodne z informacjami zawartymi w umowie zlecenia.
Informacje o wykonanym zleceniu
Ta część rachunku musi zawierać precyzyjne dane dotyczące wykonanej pracy:
- Numer umowy zlecenia i dokładną datę jej zawarcia
- Szczegółowy opis przedmiotu umowy (na czym polegała wykonana usługa)
- Okres, w którym wykonywano zlecenie (data rozpoczęcia i zakończenia)
Warto pamiętać, że opis przedmiotu umowy powinien być zgodny z tym, co zostało określone w umowie zlecenia. Rozbieżności w tym zakresie mogą prowadzić do problemów z akceptacją rachunku i niepotrzebnych wyjaśnień.
Rozliczenie finansowe
W tabeli rozliczeniowej należy wpisać:
- Kwotę wynagrodzenia brutto – dokładnie taką, jaka została uzgodniona w umowie zlecenia
- Wysokość składek ZUS (jeśli zleceniobiorca podlega ubezpieczeniom społecznym)
- Kwotę zaliczki na podatek dochodowy (standardowo 17% lub 12% podstawy opodatkowania)
- Kwotę do wypłaty (wynagrodzenie netto po odliczeniu wszystkich potrąceń)
Jeżeli nie jesteś pewien, jak obliczyć poszczególne składki, możesz zostawić te pola puste – często zleceniodawca sam dokonuje tych obliczeń na podstawie informacji z oświadczenia. Warto jednak skonsultować to wcześniej z działem księgowości zleceniodawcy.
Kto podpisuje rachunek do umowy zlecenia?
Rachunek do umowy zlecenia powinien być podpisany przez zleceniobiorcę, czyli osobę wykonującą zlecenie. Podpis zleceniobiorcy jest wymagany w dwóch miejscach: pod główną częścią rachunku oraz pod oświadczeniem dotyczącym zatrudnienia i ubezpieczeń społecznych. Podpis musi być czytelny lub złożony w formie akceptowanej przez zleceniodawcę.
Miejsce na podpis zleceniodawcy również znajduje się na dokumencie, ale nie zawsze jest wymagane jego złożenie. Służy ono głównie jako potwierdzenie przyjęcia rachunku i akceptacji wykonanej usługi. W praktyce zleceniodawca często podpisuje rachunek dopiero po weryfikacji poprawności wykonania zlecenia.
Oświadczenie zleceniobiorcy
Na rachunku do umowy zlecenia znajduje się oświadczenie dotyczące statusu zatrudnienia zleceniobiorcy. Jest ono kluczowe dla prawidłowego ustalenia obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych. Należy dokładnie wypełnić tę część, skreślając niepotrzebne sformułowania, aby jednoznacznie określić swoją sytuację zawodową.
Pamiętaj, że złożenie nieprawdziwego oświadczenia może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi, dlatego warto dokładnie sprawdzić wszystkie informacje przed podpisaniem dokumentu. W razie wątpliwości lepiej skonsultować się z księgowym lub specjalistą ds. kadr i płac.
Prawidłowo wystawiony rachunek do umowy zlecenia stanowi niezbędną podstawę do wypłaty wynagrodzenia i jest ważnym dokumentem zarówno dla zleceniobiorcy, jak i zleceniodawcy w procesie rozliczeń podatkowych i księgowych. Warto zachować jego kopię dla własnych celów dokumentacyjnych i podatkowych.